EUROOPPALAINEN GDPR-TIETOSUOJA-ASETUS JA NEWELO
Newelo Oy
Hämeenkatu 10
33100 Tampere, Finland
Y-tunnus 2332618-5
ESITTELY
Yleinen tietosuoja-asetus General Data Protection Regulation (GDPR) vahvistaa ja yhtenäistää yksilön tietosuojaa Euroopan Unionin (EU) alueella. Asetus kattaa kaikki henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toiminnot EU:n alueella. Tämä dokumentti kertoo GDPR-asetuksen vaikutusta Newelon toimintatapoihin.
TIETOSUOJAVASTAAVA
Newelolla on tietosuojavastaava, joka toimii GDPR-asioiden yhteyshenkilönä niin asiakkaisiin kuin viranomaisiin päin. Tietosuojavastaava raportoi suoraan Newelon johtoryhmälle.
LUOTTAMUKSELLISUUS JA NÄYTTÖVELVOLLISUUS
Newelo noudattaa GDPR-tietosuoja-asetusta toimintaprosesseissaan. Kaikkia Newelon hallussa olevia henkilötietoja käsitellään luottamuksella. Newelo on valmis osoittamaan, kuinka GDPR-asiat huomioidaan Newelon toiminnassa.
SUOSTUMUS
Newelon ja asiakkaan välinen liiketoimintasopimus luo suostumuksen Newelon toimia tietojenkäsittelijänä asiakkaan hallinnoimaan tietoon. Sopimuksessa määritetään käsiteltävien henkilötietojen kohde, luonne, tarkoitus sekä kesto.
NEWELO HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄNÄ
Newelo toimii henkilötietojen käsittelijänä asiakkaansa tallentamaan tietoon. Newelo käsittelee asiakkaansa henkilötietoja luottamuksella ja rajaa ulkopuolisten pääsyn henkilötietoihin sekä tietoteknisin että kulunvalvonnan keinoin. Tiedon käsittelyn lokitiedot tallennetaan seurantajärjestelmään.
Newelo poistaa tai palauttaa henkilötiedot rekisterinpitäjälle pyydettäessä. Newelo varaa oikeuden tiedon tallentamiseen, mikäli jokin kansallinen tai EU:n laki määrää toisin. Newelo sitoutuu käyttämään vain hyvämaineisia datakeskuksia EU:n alueella.
NEWELO REKISTERINPITÄJÄNÄ
Newelon ja työntekijöidensä väliset työsopimukset määrittävät Newelon rekisterinpitäjäksi työsuhteeseen liittyvien tietojen suhteen. Newelo käyttää tilitoimistoa apuina hallinnollisissa asioissa.
Newelo hallinnoi CRM-rekisteriä ja yhteystietodokumentteja, joiden käyttötarkoituksena on Newelon myyntitoiminnan tukeminen. Rekistereihin on tallennettu yritysten sekä näiden yhteyshenkilöiden tietoja.
OIKEUS TIETOJEN TARKASTAMISEEN
Yksilöllä on oikeus tarkastaa, onko Newelon hallitsemissa rekistereissä yksilöä koskevia henkilötietoja. Mikäli Newelo on rekisterinhaltijana tallentanut henkilökohtaista tietoa, pyydettäessä Newelo toimittaa kopion ko. henkilötiedoista sekä kuvaa mahdolliset yhteydet kolmansiin osapuoliin. Toimiessaan henkilötietojen käsittelijänä Newelo ei jaa tietoa asiakkaidensa hallinnoimista rekistereistä.
OIKEUS TIETOJEN OIKAISUUN
Mikäli yksilön talletetut henkilötiedot ovat virheelliset tai puutteelliset, Newelo pyydettäessä korjaa tiedot hallitsemissaan rekistereissä ilman tarpeetonta viivytystä.
OIKEUS TIETOJEN POISTOON
Yksilöllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, jonka Newelo pyydettäessä suorittaa hallitsemissaan rekistereissä ilman aiheetonta viivytystä.
OIKEUS TIETOJEN SIIRTÄMISEEN
Yksilöllä on oikeus henkilötietojensa siirtämiseen kolmannelle osapuolelle, jolloin Newelo pyydettäessä toimittaa hallitsemiensa rekisterien henkilötiedot yleisessä digitaalisessa muodossa.
MAHDOLLINEN TIETOVUOTO
Mahdollisen tietovuodon tapahtuessa Newelo tekee ilmoituksen tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa havainnosta.
TIEDON MINIMOINTI
Newelo käsittelee rekisterinpitäjän hallitsemaa tietoa, joka on välttämätöntä liiketoimintasopimuksessa sovittujen tehtävien suorittamiseen. Newelo minimoi tallennettavan tiedon määrän ja tieto tallennetaan vain määräajaksi. Henkilötietoihin pääsy on rajattu tietoteknisin sekä organisatorisin keinoin. Newelo poistaa tunnistetiedot henkilötiedoista, mikäli tietoa arkistoidaan jatkokäsittelyä varten.
TIETOTURVA
Asiattomilla henkilöillä ei ole pääsyä Newelon toimitiloihin, joiden sisäänkäynnit pidetään lukittuna ja valvonta suoritetaan kameroin. Konehuone pidetään lukittuna ja pääsy on sallittu vain nimetyille henkilöille. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja järjestelmien käyttöä seurataan. Vierailut kirjataan vieraskirjaan ja vierailuista vastaa erikseen nimetty isäntä.
NEWELON OIKEUS MUUTTAA TÄTÄ TIETOSUOJASELOSTETTA
Pyrimme kehittämään palveluitamme jatkuvasti ja tarjoamaan paremman asiakaskokemuksen käyttäjillemme. Tämän myötä joitakin palveluita ja toimintoja saattaa tulla lisää tai ne voivat muuttua, jolloin päivitämme tätä selostetta tarpeen mukaan. Lainsäädännön muutokset saattavat myös asettaa tarpeita muuttaa tai tarkentaa tämän selosteen osia.